Waarom de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer cruciaal is?

Stel je voor: een belangrijk project loopt vast. Deadlines worden niet gehaald, het vertrouwen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer neemt af, en er ontstaat frustratie aan beide kanten. Helaas is dit scenario herkenbaar voor veel organisaties. Vaak ligt de oorzaak niet bij gebrek aan expertise, maar bij onduidelijkheid over rollen, verwachtingen en verantwoordelijkheden. De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is de ruggengraat van elk succesvol project of programma. Maar hoe maak je deze relatie sterker?

Een methodiek die helpt om deze samenwerking te verbeteren is het Organizational Role Analysis (ORA)-model, ontwikkeld door Long, Newton en Sievers (2006). In dit artikel bespreken we hoe het ORA-model kan bijdragen aan betere samenwerking en succesvollere projecten.

De kern van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap

De rollen van opdrachtgever en opdrachtnemer vullen elkaar aan: de opdrachtgever bepaalt het ‘wat’ en het ‘waarom’ van het project, terwijl de opdrachtnemer verantwoordelijk is voor het ‘hoe’. Toch ontstaat vaak spanning door verschillen in perceptie over doelen, processen, of verantwoordelijkheden. In de praktijk gaat het vaak mis door:

  • Onduidelijke verwachtingen: De opdrachtgever communiceert onvoldoende wat hij wil bereiken, of de opdrachtnemer interpreteert de opdracht anders dan bedoeld;
  • Gebrek aan betrokkenheid: De opdrachtgever is onvoldoende beschikbaar of toont te weinig interesse in de voortgang;
  • Rol-onduidelijkheid: Beide partijen zijn onduidelijk over wie waarvoor verantwoordelijk is, wat kan leiden tot misverstanden en conflicten.

Een effectieve aanpak begint bij het expliciet maken van deze rollen en verwachtingen. Hierbij kan het ORA-model behulpzaam zijn.

ORA model

ORA: De methode voor heldere rolverdeling

Het Organizational Role Analysis (ORA)-model biedt een systematische aanpak om rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen binnen een organisatie te verduidelijken. Het model is gebaseerd op het werk van Long, Newton en Sievers (2006) en richt zich op drie pijlers:

  1. De persoon: Het individu in de rol, met zijn of haar kwaliteiten, waarden, persoonlijkheidstrekken, en zelfperceptie. Hoe verhoudt de persoon zich tot de rol die hij of zij vervult?
  2. De rol: De formele en informele verwachtingen die aan de rol verbonden zijn. Wat wordt expliciet van de opdrachtgever of opdrachtnemer verwacht, en welke impliciete verwachtingen spelen mee?
  3. De organisatie: De bredere context waarin de rol wordt vervuld, inclusief de structuur, cultuur, en strategie van de organisatie. Welke organisatorische dynamieken beïnvloeden de samenwerking?

Het ORA-model helpt niet alleen om expliciet te maken wat er van beide partijen verwacht wordt, maar ook om onbewuste dynamieken zoals projectie, afhankelijkheid, overdracht, en interpersoonlijke spanningen te identificeren en te adresseren.

Praktische toepassing van ORA bij opdrachtgever-opdrachtnemerrelaties

Het ORA-model kan op verschillende manieren worden toegepast om de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te verbeteren:

  1. Start-ups en reflectiesessies Gebruik het ORA-model in de startfase van projecten om verwachtingen en verantwoordelijkheden te bespreken. Stel vragen als:
    • Wat wordt er expliciet van mij verwacht in deze rol?
    • Welke aannames heb ik over de ander?
    • Hoe kunnen we elkaar informeren en betrekken gedurende het project?
  2. Rolconflicten oplossen Bij spanningen of misverstanden kan ORA worden ingezet om de oorzaken te analyseren, inclusief de invloed van cognitieve biases en conflictstijlen. Is de opdrachtgever onvoldoende betrokken? Voelt de opdrachtnemer zich overweldigd door tegenstrijdige verwachtingen? Door deze vragen te beantwoorden, kunnen conflicten worden opgelost.
  3. Concrete tools en vragen Reflectieve vragen en oefeningen uit de ORA-methodiek, zoals:
    • Hoe sluit mijn rol aan bij de doelen van de organisatie?
    • Welke factoren in de organisatiecontext, zoals rol-ambiguïteit of een disfunctionele organisatiecultuur, belemmeren onze samenwerking?
    • Wat zijn mijn blinde vlekken in deze rol?

Voorbeeldcasus: ORA in de praktijk

In een recent project begeleidden wij een gemeente bij de implementatie van en modernisering van haar dienstverlening. Hierbij werd duidelijk dat een focus op kortetermijnbelangen conflicten kan versterken, terwijl een gezamenlijke ambitie en langetermijnvisie juist vertrouwen en samenwerking bevorderen. De opdrachtgever had hoge verwachtingen van de oplevering, maar was onvoldoende beschikbaar voor belangrijke beslissingen. De opdrachtnemer voelde zich daardoor genoodzaakt om zelfstandig keuzes te maken, wat leidde tot spanningen.

Met behulp van het ORA-model analyseerden we de relatie. Tijdens een reflectiesessie brachten we de verwachtingen, verantwoordelijkheden en communicatiepatronen in kaart. Het resultaat: duidelijke afspraken over betrokkenheid en besluitvorming, waarbij het psychologisch contract tussen beide partijen werd versterkt en mentale modellen werden geharmoniseerd. Dit herstelde niet alleen het vertrouwen, maar zorgde ook voor een soepel verloop van het project.

Conclusie

Een sterke relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is essentieel voor het succes van elk project of programma. Het ORA-model biedt een krachtig middel om rol-verduidelijking en samenwerking te verbeteren, door verwachtingen expliciet te maken en spanningen te adresseren.

Hoe zit het met jouw projecten? Heb jij spanningen of onduidelijkheden in de opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie? Het Programmahuis begeleidt organisaties in het versterken van de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij deze samenwerking versterken en bijdragen aan optimaal resultaat.

Bronnen

  • Long, S., Newton, J., & Sievers, B. (2006). Coaching in Depth: The Organizational Role Analysis Approach. Karnac Books.