In veel organisaties wordt veel nadruk gelegd op het maken van afspraken, maar het aanspreken op die afspraken wordt vaak vergeten of vermeden. Afspreken en aanspreken vormen echter twee zijden van dezelfde medaille als het gaat om het creëren van betrokkenheid, verantwoordelijkheid en een effectieve samenwerking binnen teams. Bij het Programmahuis geloven we dat de kracht van duidelijke afspraken en het durven aanspreken essentieel zijn voor het behalen van succes binnen organisaties. In dit blog bespreken we waarom het maken van afspraken net zo belangrijk is als het aanspreken op deze afspraken en hoe dit bijdraagt aan een gezonde en professionele werkcultuur.
Afspreken: de basis voor duidelijkheid
Het maken van afspraken lijkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk worden afspraken vaak niet voldoende expliciet gemaakt of blijven ze oppervlakkig. Afspreken is de basis voor wederzijds begrip, duidelijkheid en vertrouwen binnen een team. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht en welke verantwoordelijkheden zij hebben.
Belangrijke aspecten van het maken van afspraken zijn:
- Heldere verwachtingen: afspraken maken betekent dat de verwachtingen over wat, wanneer en hoe iets moet gebeuren expliciet worden gemaakt. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde doelen voor ogen heeft;
- Concrete doelen: afspraken moeten concreet zijn. Vage afspraken zoals “we houden elkaar op de hoogte” kunnen leiden tot verschillende interpretaties. Het is belangrijk om concrete deadlines, verantwoordelijkheden en resultaten vast te leggen;
- Gelijkwaardigheid en betrokkenheid: afspraken werken het beste wanneer ze gezamenlijk worden gemaakt en door alle betrokkenen worden gedragen. Dit zorgt voor een gevoel van betrokkenheid en verantwoordelijkheid, omdat iedereen zich bewust is van zijn of haar rol in het succes van het team.
Hoewel duidelijke afspraken de basis vormen, is dit slechts de eerste stap. Het aanspreken op deze afspraken is even belangrijk.
Aanspreken: verantwoordelijkheid en verbetering
Aanspreken betekent dat je iemand aanspreekt op het niet (volledig) nakomen van gemaakte afspraken. Dit kan lastig zijn, omdat het vaak als een confronterende actie wordt gezien. Toch is het aanspreken van collega’s essentieel om verantwoordelijkheidsgevoel te versterken en om te zorgen dat afspraken daadwerkelijk worden nageleefd.
Veel organisaties hebben moeite met een cultuur waarin mensen elkaar durven aanspreken. Dit komt vaak voort uit angst voor conflicten of het gevoel dat het wijzen op fouten als negatief wordt gezien. Maar aanspreken hoeft helemaal niet negatief te zijn. Wanneer het op de juiste manier gebeurt, kan het een constructief middel zijn voor groei en verbetering.
Belangrijke aspecten van het aanspreken zijn:
- Respect en duidelijkheid: aanspreken moet op een respectvolle en duidelijke manier gebeuren. Het gaat erom dat het gedrag of de actie wordt besproken, niet de persoon. Door constructieve feedback te geven, kan het gesprek leiden tot verbetering in plaats van wrijving;
- Tijdig en feitelijk: wacht niet te lang met aanspreken. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat het probleem zich herhaalt. Baseer je feedback op concrete feiten en vermijd subjectieve uitspraken. Dit maakt het gesprek minder persoonlijk en meer gericht op het verbeteren van gedrag of prestaties;
- Feedbackcultuur: het aanspreken van collega’s wordt veel makkelijker in een organisatie waar feedback geven en ontvangen de norm is. In een gezonde feedbackcultuur voelt iedereen zich vrij om zowel positieve als negatieve feedback te geven, wat bijdraagt aan een cultuur van continue verbetering.
Waarom afspreken en aanspreken cruciaal is voor succes
Zowel afspreken als aanspreken zijn essentieel voor het opbouwen van een professionele cultuur waarin verantwoordelijkheid, vertrouwen en samenwerking centraal staan. Hier zijn enkele redenen waarom afspreken en aanspreken cruciaal zijn:
- Versterken van verantwoordelijkheid: door expliciete afspraken te maken en elkaar aan te spreken wanneer deze niet worden nagekomen, creëer je een cultuur waarin verantwoordelijkheid wordt genomen. Dit zorgt voor betere prestaties en meer betrokkenheid binnen het team;
- Voorkomen van misverstanden: heldere afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Door tijdig aan te spreken wanneer afspraken niet worden nageleefd, voorkom je misverstanden en frustraties;
- Continu verbeteren: aanspreken op niet nagekomen afspraken hoeft niet negatief te zijn. Het biedt juist een kans voor groei en verbetering. Door constructieve feedback te geven, help je elkaar om beter te presteren en bij te dragen aan het succes van het team.
Het creëren van een cultuur van afspreken en aanspreken
Het opbouwen van een cultuur waarin afspreken en aanspreken centraal staan, vraagt om een bewuste inspanning. Bij het Programmahuis helpen we organisaties bij het ontwikkelen van een werkcultuur waarin duidelijke afspraken worden gemaakt en waarin medewerkers zich comfortabel voelen om elkaar aan te spreken wanneer dat nodig is. Onze aanpak bestaat uit enkele cruciale stappen:
- Duidelijke en concrete afspraken: we helpen teams bij het opstellen van concrete en duidelijke afspraken. Dit begint met het definiëren van gezamenlijke doelen, verantwoordelijkheden en deadlines die door alle betrokkenen worden gedragen;
- Training in feedback en aanspreken: het aanspreken van collega’s op een constructieve manier is een vaardigheid die kan worden ontwikkeld. Wij bieden training en begeleiding aan teams om hen te leren hoe ze op een respectvolle en effectieve manier feedback kunnen geven en elkaar kunnen aanspreken;
- Het faciliteren van open communicatie: om afspreken en aanspreken effectief te laten werken, is open communicatie binnen het team essentieel. We helpen teams bij het ontwikkelen van communicatiestructuren en -culturen waarin feedback geven en ontvangen de norm is;
- Monitoring en evaluatie: we begeleiden teams bij het regelmatig evalueren van hun afspraken en hoe deze worden nageleefd. Door reflectiemomenten in te bouwen, kunnen teams continu verbeteren en leren van eerdere ervaringen.
Onze Expertise bij het Programmahuis
Bij het Programmahuis ondersteunen we organisaties bij het ontwikkelen van een cultuur waarin zowel afspreken als aanspreken centraal staan. We bieden begeleiding bij het opstellen van heldere afspraken en leren teams hoe ze elkaar op een constructieve en respectvolle manier kunnen aanspreken om het beste uit elkaar te halen.
Wil je meer weten over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het versterken van de cultuur van afspreken en aanspreken? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij kunnen bijdragen aan een gezonde en professionele werkcultuur in jouw team of organisatie.